Erstellen eines anpassbaren Inhaltsverzeichnisses in Word

Es ist nicht einfach, in Microsoft Word ein gut aussehendes und funktionales Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Oft stößt man auf Dokumente mit unübersichtlichen Inhaltsverzeichnissen und Navigationsfenstern mit Links zu fehlenden Überschriften, nicht harmonisierten Formaten und schlecht strukturierten Abschnitten.

Bei kleineren Dokumenten wäre dies kein großes Problem, aber bei Hunderten von Seiten in einer Datei stört es die Benutzerfreundlichkeit und macht es mühsam, von einem Abschnitt zum anderen zu navigieren. Ganz zu schweigen davon, dass nicht harmonisierte Stile in der gesamten Datei die Gesamthierarchie der Titel durcheinander bringen können.

Wie können Sie also ein anpassbares und strukturiertes Inhaltsverzeichnis mit hübschen, personalisierten Titeln und Nummerierungen erstellen? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie das geht.

Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Microsoft Word

Wie man Nummerierungsstile in Word festlegt

  1. Als Erstes definieren wir eine neue Listenvorlage, um eine individuelle Nummerierung für unsere Titel zu erstellen. Gehen Sie zur Registerkarte Start > Abschnitt Absatz und klicken Sie auf die Schaltfläche Mehrstufige Liste. Wählen Sie Neue Listenvorlage definieren.
  2. Daraufhin wird das Fenster Neue Listenvorlage definieren geöffnet, in dem wir die Nummerierungsvorlage und das Format unserer Titel anpassen können.
  3. Benennen Sie Ihre Formatvorlage nach Belieben (hier MyNewListStyle), und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format > Nummerierung… Daraufhin wird das Fenster Mehrstufige Liste ändern geöffnet.
  4. Wir werden nur die Nummerierung definieren („1)“, „a)“) und kein Format oder Stil wird auf dieser Ebene angewendet. Wir werden später Schriftstile und Formate definieren und anwenden.
  5. Nehmen wir die folgende Nummerierung für unsere Titel „1.“, „1.1“, „1.1.1“, „2.“, „2.1“, „2.2“ usw.
  6. Ersetzen Sie zunächst das Klammerzeichen durch ein Punktzeichen im Feld Formatierung für Zahl eingeben. Dadurch wird das Nummerierungsformat der Ebene 1 in „1.“ geändert.
  7. Dann definieren wir die zweite Ebene der Nummerierung, indem wir auf die Nummer 2 in der Liste Klicken Sie auf Ebene, um zu ändern klicken.
  8. Ändern Sie den Zahlenstil für diese Ebene, indem Sie auf das zugehörige Dropdown-Menü klicken und dann 1,2,3, … auswählen. Sie sollten dieses Ergebnis erhalten:
  9. Löschen Sie das Klammerzeichen im Feld Formatierung für Zahl eingeben und setzen Sie einen Punkt vor die „1“. Sie sollten nun „.1“ haben.

Wie bekomme ich nun den Nummerierungsstil 1.1 auf Ebene 2? Das ist ganz einfach! Setzen Sie Ihre Maus vor die „.1“ im Feld Formatierung für Zahl eingeben. Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü Ebenennummer einschließen und wählen Sie Ebene 1.Dadurch wird die Nummerierung der Ebene 1 vor der Nummerierung der Ebene 2 eingefügt. Sie sollten dieses Ergebnis erhalten:

  1. Wenn Sie die Nummern manuell in dieses Feld einfügen, erhalten Sie statische Nummern, die nicht mit einer dynamischen Nummerierung in Ihrem Dokument verknüpft sind. Diese Zahlen werden in dem Feld Formatierung für Zahlen eingeben nicht grau unterlegt sein.
  2. Wiederholen wir die gleichen Schritte für Ebene 3. Wählen Sie Ebene 3 in der Liste Zu ändernde Ebene anklicken. Wählen Sie im Dropdown-Menü den richtigen Zahlenstil für diese Ebene aus. Entfernen Sie unerwünschte Zeichen und fügen Sie einen Punkt vor der „1“ ein.
  3. Bewegen Sie dann den Mauszeiger vor die „.1“ im Feld Formatierung für Zahl eingeben, öffnen Sie das Dropdown-Menü Ebenennummer einschließen und wählen Sie Ebene 2. Fügen Sie im Feld Formatierung für Zahl eingeben einen Punkt vor der Ebene 2 „1“ ein. Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü Ebenennummer einbeziehen von und wählen Sie Ebene 1. Sie sollten dieses Ergebnis erhalten:
  4. Sie können das Leerzeichen nach der Zahl ändern, indem Sie auf Mehr >> dann Zahl folgen mit klicken und auswählen, was Sie wollen. Hier werde ich das Tabulatorzeichen für alle Ebenen verwenden.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und Sie sind bereit für die Nummerierung! Sie müssen diese Schritte nicht noch einmal durchführen, da die von Ihnen definierten Formatvorlagen von einem Word-Dokument zum anderen übernommen werden können. Wir werden später noch mehr darüber sprechen.

Ihre Listenvorlage sollte durch Klicken auf die Schaltfläche Mehrstufige Liste im Abschnitt Absatz der Registerkarte Start verfügbar sein.

Wir werden nun unsere Titelformate definieren.

So definieren Sie Titelformate in Word

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start unter dem Abschnitt Formatvorlagen auf den Abwärtspfeil neben den verschiedenen verfügbaren Formatvorlagen.
  2. Klicken Sie dann auf Formatvorlage erstellen.
  3. Geben Sie Ihrer neuen Formatvorlage einen Namen. Es empfiehlt sich, die Nummer der Ebene anzugeben, auf die der Titel angewendet werden soll, damit Sie die Titelhierarchie leichter nachvollziehen können. Ich werde meinen Stil NewStyle1 für Ebene 1 nennen. Klicken Sie dann auf Ändern.
  4. Wenn Sie zu schnell auf OK geklickt haben, machen Sie sich keine Sorgen – Sie können Ihre Formatvorlage jederzeit im Formatvorlagenbereich finden und ändern. Sie können ihn bearbeiten, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken und auf Ändern klicken…
  5. Wir werden nun die Formatierung auf unsere Titelvorlage anwenden.
  6. Öffnen Sie zunächst das Dropdown-Menü Formatvorlage basiert auf und wählen Sie Überschrift 1 für Ebene 1. Dies ist ein wichtiger Schritt für Word, um die Hierarchieebene des Titels zu verstehen. Sie werden diesen Schritt auf jede Ebene anwenden (Überschrift 2 für die Ebene 2, Überschrift 3 für die Ebene 3…).
  7. Öffnen Sie dann die Formatvorlage für den folgenden Absatz und wählen Sie Normal. Dadurch wird verhindert, dass die Formatierung automatisch auf die folgenden Textzeilen angewendet wird, die Sie eingeben.
  8. Öffnen Sie das Menü Format und öffnen Sie das Menü Nummerierung…. Vergewissern Sie sich, dass Keine ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK. Dadurch wird ein Konflikt zwischen der Nummerierung, die wir zuvor definiert haben, vermieden.
  9. Anschließend können Sie eine beliebige Schriftformatierung auswählen. Ich habe mich für Folgendes entschieden:

Erstellen wir nun eine Formatvorlage für die Ebenen 2 und 3, indem wir die gleichen Schritte ausführen. Achten Sie darauf, dass die Nummerierung jedes Mal auf „Keine“ gesetzt wird. Dies ist meine Vorlage für Stufe 2:

Und Ebene 3:

Jetzt verknüpfen wir unsere Titelvorlagen mit unserer Nummerierungsvorlage.

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Home, Abschnitt Absatz, Liste mit mehreren Ebenen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage Nummerierungsliste, die wir im ersten Teil erstellt haben, und klicken Sie auf Ändern.
  2. Öffnen Sie das Fenster Nummerierung, indem Sie auf Format klicken. Wählen Sie die Ebene 1 aus, und wählen Sie im Dropdown-Menü Ebene mit Formatvorlage verknüpfen die Formatvorlage der Ebene 1 aus, die Sie für Ihren Titel der Ebene 1 erstellt haben. Sie sollten dies erhalten:
  3. Wiederholen Sie diese Schritte für Ebene 2 und 3.
  4. Klicken Sie dann auf OK.

So wenden Sie Ihre neuen Titelstile an

Versuchen wir nun, unsere neuen Titelformate anzuwenden. Geben Sie Titel 1 in Ihr Dokument ein, ohne eine Formatierung anzuwenden.

  1. Wenn Sie bereits eine Formatierung angewendet haben, können Sie diese entfernen, indem Sie in den Absatz klicken und die Formatvorlage Normal im Bereich Formatvorlagen anwenden. Dies ist nützlich, um unerwünschte Formatierungen oder Stile zu entfernen, die Sie möglicherweise finden.
  2. Klicken Sie nun in den Text von Titel 1 und klicken Sie auf Ihre neu erstellte Formatvorlage für Ebene 1. Dadurch wird die Formatvorlage der Ebene 1 auf den gesamten Absatz angewendet.
  3. Wenn Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ wechseln, können Sie im Navigationsbereich sehen, dass „1. Titel 1“ soeben als auswählbare Überschrift im linken Navigationsbereich erschienen ist, so dass Sie schnell dorthin wechseln können.
  4. Probieren wir nun auch die anderen Titelstile aus. Geben Sie den Text ohne Formatierung ein, setzen Sie die Maus in den entsprechenden Absatz und klicken Sie dann auf die neu erstellten Stile, um sie anzuwenden. Sie sollten etwa folgendes Ergebnis erhalten:
  5. Wie Sie auf der linken Seite sehen können, werden alle meine Überschriften strukturiert und mit einer einheitlichen Nummerierung angezeigt. Sie können diese ein- und ausblenden, um schneller zu navigieren. Oben in diesem Bereich ist auch eine Suchmaschine verfügbar.
  6. Sie können nun ein strukturiertes Inhaltsverzeichnis einfügen, indem Sie auf die Registerkarte Referenzen > Inhaltsverzeichnis > Automatische Tabelle 1 gehen. Sie sollten jetzt etwa so aussehen:
  7. Sie können dieses Inhaltsverzeichnis so anpassen, dass nur die Titel bis zu einer bestimmten Ebene angezeigt werden, indem Sie auf Inhaltsverzeichnis > Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis > Anzahl der angezeigten Ebenen verringern > OK klicken.

Wie Sie Ihre Formatvorlagen in Word beibehalten

  1. Im Moment sind diese Titelformate nur in dieser Word-Datei verfügbar. Wir möchten, dass sie bei jedem Öffnen von Word verfügbar sind und dass sie auf andere Personen übertragen werden können.
  2. Öffnen Sie in Word die Registerkarte Entwickler. Wenn sie nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Datei > Optionen > Multifunktionsleiste anpassen > Entwickler in der rechten Leiste aktivieren > OK.
  3. Sobald Sie auf der Registerkarte Entwickler sind, gehen Sie zu Dokumentvorlage > Organizer.
  4. Im linken Fensterbereich (bei mir in Dokument1) sehen Sie die in dieser Datei verfügbaren Stile. Im rechten Bereich sehen Sie die Formate, die in der Datei Normal.dotm verfügbar sind, in der Sie Formate speichern können, die bei jedem Öffnen von Word zur Verfügung stehen.
  5. Wählen Sie alle neu erstellten Formate aus und klicken Sie auf Kopieren->. Sie sollten dann etwa so aussehen:
  6. Wenn Sie nun eine andere Datei öffnen, sind Ihre Formatvorlagen direkt im Bereich „Formatvorlagen“ verfügbar. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Stile innerhalb Ihrer Gruppe übertragen und die Struktur und das Format Ihrer Dateien harmonisieren möchten.

Das war’s!

Voilà! Sie sind nun in der Lage, ein strukturiertes Word-Dokument mit anpassbaren Titelvorlagen und einem zuverlässigen Navigationsbereich zu erstellen.